В соответствии со статьей 77 Федерального закона от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», каждая актовая запись, которую составляет при государственной регистрации акта гражданского состояния орган ЗАГС, изготавливается в двух идентичных экземплярах.
Первые экземпляры актовых записей, составленные в пределах года, собираются в хронологическом порядке в актовую книгу.
Каждая актовая книга в конце года прошивается, нумеруется и скрепляется печатью органа загса, составившего данную актовую книгу.
Хранение актовых книг, собранных из первых экземпляров актовых записей осуществляется в архиве органа загса, по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния, то есть в том органе загса, который произвел государственную регистрацию данных актов гражданского состояния.
Хранение актовых книг, собранных из вторых экземпляров актовых записей, осуществляется в архиве органа исполнительной власти субъекта РФ, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены.
Консульские учреждения, составившие актовые записи за пределами РФ, по истечении календарного года передают первые и вторые экземпляры актовых записей вместе с документами, послужившими основаниями для государственной регистрации данных актов, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории РФ.
Согласно части 1 статьи 77 закона об актах гражданского состояния, хранение первых экземпляров актовых книг осуществляется в течение ста лет со дня составления записи актов гражданского состояния в архиве органа загса, зарегистрировавшего акты гражданского состояния, в подтверждение государственной регистрации которых составлялись актовые записи.
По истечении данного срока актовые книги, собранные из первых экземпляров актовых записей, а также метрические книги передаются на дальнейшее хранение в государственные архивы. Так как срок хранения актовых книг, собранных из первых экземпляров актовых записей, после их передачи в государственные архивы не установлен, следовательно, данные актовые книги хранятся в государственных архивах вечно.
