Заявителем может выступать как сам гражданин, чьи документы необходимо получить с территории иностранного государства. Либо любой человек - при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности на право представлять интересы данного гражданина в государственных органах, подавать от его имени заявления и ходатайства.
В случае смерти гражданина его родственники, в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» могут истребовать с территории иностранного государства повторные свидетельства (справки) о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении данного гражданина. При этом необходимо предъявить свидетельство о смерти данного человека и документы, подтверждающие родство.
Также заявитель предъявляет квитанцию об уплате госпошлины, сумма, согласно Налоговому кодексу РФ, составляет 350 рублей.
После заполнения всех необходимых документов орган ЗАГС или территориальный орган Министерства юстиции РФ направляет заявление гражданина на территорию иностранного государства для организации его дальнейшего исполнения.
Средний срок исполнения такого рода заявлений составляет 4–6 месяцев с момента направления на территорию иностранного государства. Прежде всего, это связано с длительностью прохождения корреспонденции на территорию иностранного государства и ее возвращения. В среднем срок почтовой пересылки туда-обратно составляет 1,5–2 месяца.
Необходимо отметить, что в исполнении просьбы об истребовании личного документа может быть отказано, если исполнение данной просьбы может нанести ущерб суверенитету или безопасности, либо противоречит законодательству запрашиваемого иностранного государства. Данная норма содержится в большинстве многосторонних соглашений и двусторонних договоров РФ с иностранными государствами-партнерами.
