Форма, порядок ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Если работнику необходим подлинник трудовой книжки, то работодатель должен выяснить причину, по которой ему это необходимо, так как трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки только для цели, определенной в статье 62 Трудового кодекса РФ. А именно - для предоставления ее в органы обязательного социального страхования (обеспечения).
Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, то есть путем подачи заявления. В заявлении о выдаче трудовой книжки нужно указать, что она необходима для представления в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (обеспечение).
В случае если работник увольняется, то работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день его работы. Чтобы получить трудовую книжку, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника, и она также заверяется его автографом.
За исключением вышеуказанных случаев, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. Можно лишь выдать ее копию по письменному заявлению работника.
Все выдаваемые работнику по его просьбе копии документов, связанных с работой, должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи.
Заверенную копию трудовой книжки работодатель может предоставить по запросу самого работника. В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему копии документов, связанных с работой: выписки из трудовой книжки, приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, справок о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных пенсионных взносах, о периоде работы у данного работодателя и другие. Данные копии заверяются надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.
