Организация взаимодействия управляющей организации с жильцами в многоквартирном доме регламентирована разделом VII Правил осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденных постановлением Правительства РФ №416 от 15 мая 2013 года.
В соответствии с пунктом 29 Правил №416 личный прием граждан должен осуществляться не реже одного раза в месяц.
Прием осуществляется в представительстве управляющей организации специалистом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа управляющей организации, а также иными уполномоченными лицами. Запись на прием осуществляется непосредственно в представительстве управляющей организации по телефону или с использованием государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства. Прием без предварительной записи ведется после приема собственников и пользователей помещений в многоквартирном доме, записанных на прием.
При записи на прием сотрудник управляющей организации выясняет наличие имеющихся заявок в аварийно-диспетчерскую службу от обратившегося жильца в многоквартирном доме, статус рассмотрения и результат выполнения указанных заявок и вносит данную информацию, дату приема, должность лица, осуществляющего прием, в журнал личного приема. Копия записи в журнале личного приема передается обратившемуся гражданину. Результат приема фиксируется в журнале личного приема.
