Кто, где, когда обязан работать с онлайн-кассами
Первая мысль, а вместе с ней и робкая надежда, которая возникала у предпринимателей с самого начала внедрения онлайн-касс: а вдруг закон отменят? Новшество было очень непривычным и казалось нереальным. Бизнес надеялся на изменения и тянул с покупкой касс до самого дня икс – 1 июля 2017 года, когда работать с техникой старого образца стало больше нельзя. В результате поставщики не смогли справиться с июньским наплывом заявок, многие предприниматели не успели получить аппараты вовремя и оказались нарушителями закона, так и не начав работать с онлайн-кассой в установленные сроки. Но налоговая служба пошла им навстречу и пообещала в течение года никого не штрафовать.
Первый этап реформы прошел в июле 2017 года и все, кто работал с кассами и раньше, перешли на технику нового образца. Стало очевидно, что отмены закона не будет. Тем не менее, благодаря совместным усилиям делового сообщества, общественных объединений, бизнес-омбудсменов и депутатов Госдумы, первоначальные сроки реформы все же изменились. В 2018 году с онлайн-ККТ начал работать не весь малый бизнес, а только предприятия торговли и общепита на ЕНВД и патенте, имеющие наемных работников. Все остальные индивидуальные предприниматели и юрлица на этих системах получили отсрочку до 1 июля 2019 года.
Опять же, совместными усилиями удалось расширить и список видов деятельности, при ведении которых вообще не нужно применять онлайн-кассы. От этой обязанности освободили все кредитные организации, продавцов газет и журналов, водителей общественного транспорта, школьные столовые, киоски с мороженым, торговцев на рынках и ярмарках, обувные мастерские, нянь и сделок, носильщиков, водовозов и ряд других видов бизнеса.
Кроме того, в каждом регионе был составлен перечень удаленных от сетей связи населенных пунктов, где предприниматели получили возможность не передавать информацию в ФНС в режиме онлайн. Это значит, что там с кассой можно работать автономно, без подключения к интернету, а информацию в налоговые органы сельские предприниматели будут передавать не в онлайн-режиме, а как и раньше – на бумажном носителе. В Воронежской области данный перечень утвержден постановлением Правительства от 03.03.2017 года № 156.
Связанные одной целью
Следующий логичный вопрос, которым все задавались: в чем цель изменений и зачем это нужно бизнесу? Польза реформы для государства в целом понятна – это и контроль над товарооборотом, и вывод выручки «из тени» и, за счет этого, существенное пополнение бюджета. По подсчетам оператора фискальных данных, за год работы новая техника уже увеличила рост налоговых поступлений в бюджет на 32 %. Но сами предприниматели видят в нововведении только ненужные расходы. Хотя, справедливости ради отметим, что новация несет свои плюсы и для бизнеса.
Во-первых, это исключит лишнюю отчетность. Поскольку все регистрационные действия можно осуществлять без визита в налоговую инспекцию через «личный кабинет», а информация о расчетах поступает туда автоматически в режиме онлайн, новые кассы должны освободить бизнес от «бумажной работы». В перспективе новая технология может и вовсе исключить отчетность для отдельных категорий налогоплательщиков. В разработанном Минфином проекте основных направлений бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики с 2019 по 2021 год в качестве одной из мер снижения административных издержек предлагается отменить налоговые декларации для плательщиков УСН с объектом налогообложения в виде доходов.
В-вторых, оперативное получение информации и ее автоматизированный анализ сократят количество проверок. В качестве бонуса налоговая служба ожидает, что между ней и предпринимателями создастся «среда доверия».
В-третьих, предприниматель получит полный контроль над работой собственного предприятия и автоматический учет всех операций. Например, можно будет легко отследить сезонный спрос, географию клиентов и их предпочтения, что позволит практически адресно выстроить маркетинговую стратегию.
Другой вопрос, что перспективы работы с онлайн-кассами малому бизнесу еще только предстоит ощутить, а вот потратиться нужно уже сейчас. На этом фоне и учитывая низкую осведомленность многих предпринимателей о плюсах реформы, она воспринимается ими скорее негативно.
«Возникает больше вопросов и проблем с покупкой и обслуживанием оборудования. Отчетности тоже меньше не стало. Хочется работать честно, но кассы не принесут нам никакой выгоды и никак не облегчат жизнь, только прибавят расходов. Это и обслуживание кассы, и ежегодная покупка фискальных накопителей, и обучение персонала, и покупка кассовых лент, и прочие затраты. В нашем бизнесе половина работает на дому, никак не зарегистрировав себя и не платя налоги. Соответственно, и чеки они никакие не выдают. С ними нужно бороться, а не повышать расходы честному бизнесу. Легальные предприниматели оказались в совершенно невыгодных и несправедливых условиях,» – считает директор Центра здоровья и красоты ООО «Альстромерия» Светлана Хромых.
Очевидную выгоду ощутили пока только продавцы кассовых аппаратов, законодательно получившие широкий спрос на свою продукцию. Если год назад в России был всего один поставщик касс нового образца, то сейчас ниша стремительно заполняется. Например, интернет-портал «Каталог Воронежа» предлагает 37 продавцов контрольно-кассовой техники в городе и 5 центров техобслуживания. В настоящее время в реестре ФНС зарегистрировано около 300 моделей кассовых аппаратов с разным функционалом.
Свобода выбора
Но такое многообразие снова поставило предпринимателей в тупик: как выбрать подходящую модель и не прогадать в цене и качестве? Прежде всего, касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники: иметь фискальный накопитель, подключаться к интернету, печатать чеки с QR-кодами и уметь воспроизводить документы в электронном виде, чтобы передавать их в надзорные инстанции и клиентам.
Также специалисты советуют перед покупкой ответить себе на несколько вопросов.
1) К какой сфере относится ваш бизнес? Так, если у вас продовольственный магазин или ресторан и вы торгуете алкоголем, касса должна быть адаптирована для ЕГАИС, то есть уметь сканировать акцизные марки и иметь функции, например, списания остатков. Кроме того, если у вас разъездной характер работы, Вам потребуется мобильная небольшая касса, а если вы работаете в торговой точке или в офисе – подойдет стационарная.
2) На какой вы системе налогообложения? От вида бизнеса и системы налогообложения зависит, какие обязательные реквизиты будут в чеке, а значит касса должна уметь их печатать.
3) Большой ли оборот товара или услуг? Причем здесь не столько важен финансовый объем продаж, сколько количество проведенных через кассу единиц. Разные аппараты могут печатать разное количество чеков за сеанс. Например, мебельный салон может продать за день один гарнитур за 50 000 рублей и выдать один чек, а канцелярский магазин с дневной выручкой в 2 раза меньше обслужит при этом больше ста покупателей. Разумеется, им нужны кассы с разными возможностями.
4) Работаете ли вы с учетными системами, например, 1С? Если да, то вам понадобится аппарат, который сможет к ним подключиться.
Ответив на эти вопросы, вы определитесь с основными характеристиками кассы и защитите себя от необдуманной покупки дорогостоящей системы для маленького магазинчика. Детали и конкретные пожелания по работе оборудования можно будет озвучить продавцу, который поможет принять окончательное решение.
Что касается фискальных накопителей, в настоящее время 19 операторов предлагают 18 видов устройств. При этом моделей накопителей всего две: ФН-1 и ФН-1.1. Они отличаются по виду чеков, с которыми работает касса и налоговая: 1.0, 1.05 и 1.1. Чем больше цифра после точки, тем больше обязательных реквизитов должно быть в чеке. Например, в чеке формата 1.0 не нужно указывать «Признак прихода расчета», а в 1.1 – обязательно. При выборе обратите внимание, что с 2019 года все предприниматели обязаны выдавать чеки формата 1.05 и выше. При этом фискальный накопитель ФН-1 поддерживает только форматы 1.0 и 1.05, а ФН-1.1 – все перечисленные.
Кроме того, фискальные накопители бывают на 13, 15 или 36 месяцев. Здесь выбор зависит от требований закона. Так, устройство на 36 месяцев применяют ООО и ИП, занятые в сфере услуг и платящие патент, УСН, ЕНВД или ЕСХН. Фискальный накопитель на 13 месяцев применяют плательщики ОСН, кроме услуг, продавцы акцизных товаров, те, кто использует кассовый аппарат в автономном режиме, платежные агенты и сезонный бизнес.
Цена вопроса
Минфин подсчитал, что в 2018 году ККТ обойдется в среднем в 25 000 рублей. В затраты включен кассовый аппарат (18 000 рублей) и фискальный накопитель сроком действия 13 месяцев (7 000 рублей) или 36 месяцев (11 000 рублей). Также на рынке есть комплексные предложения для малого и микробизнеса – они обойдутся до 20 000 рублей. Общие затраты участников второй волны реформы оператор фискальных данных оценил в 31 миллиард рублей.
Дополнительно бизнесу придется потратиться на приобретение расходных материалов: чековой ленты, термоэтикеток и др., – а также подключение, проведение и ежемесячную оплату интернет-связи и услуг оператора фискальных данных (3 000 рублей в год или 8000-9000 рублей при покупке вместе с фискальным накопителем).
При необходимости можно установить кассовое программное обеспечение, программы и приложения (от 500 рублей), а также приобрести дополнительное оборудование. Выбор программы автоматизации и учета зависит от сферы деятельности и функциональных возможностей кассы. Некоторые модели касс могут сочетаться, например, со сканерами, принтерами, клавиатурой, весами, детектором и счетчиком банкнот, ридером магнитных карт. Однако больше половины предпринимателей считают, что этой компенсации недостаточно, потому что расходы включают не только покупку самой кассы, но и ее постоянное обслуживание.
Зарегистрировать кассу: онлайн или по старинке
Решив вопросы с покупкой, кассу нужно поставить на учет в налоговой орган. Теперь это можно сделать за несколько минут без визита в инспекцию. Но для входа в «личный кабинет» на сайте налоговой службы потребуется электронная цифровая подпись. Ключ ЭЦП приобретается в специальных удостоверяющих центрах и в среднем стоит 2000-3000 рублей за год.
Предпринимателям, которые не пользуются «личным кабинетом», нет необходимости покупать ключ ЭЦП только для регистрации кассы. Они по-прежнему могут подать заявление о регистрации ККТ в любой территориальный налоговый орган на бумажном носителе. В нем обязательно должны быть указаны полное наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, адрес установки оборудования (для интернет-магазинов – адрес сайта), наименование и заводской номер модели кассы и фискального накопителя.
Далее, не позднее 1 рабочего дня после подачи заявления, налоговая инспекция выдает регистрационный номер ККТ. После чего, в течение 1 дня, пользователь кассы записывает в фискальный накопитель этот номер, полное наименование организации или ФИО предпринимателя и сведения о кассе и накопителе, формирует отчет о регистрации и передает его в налоговый орган. Инспекция проверяет все данные и выдает карточку регистрации ККТ.
Дело техники
Когда кассовый аппарат зарегистрирован, с ним начинает работать продавец. В целом, процесс не отличается от работы с обычной кассой: покупатель оплачивает товар и получает чек, фискальный регистратор в кассе отправляет сведения оператору фискальных данных, который обрабатывает информацию и посылает подтверждение обратно в кассу, а данные – в налоговую службу. Все сведения передаются параллельно с оформлением чека, то есть время обслуживания покупателя не меняется.
В чеках, которые печатают новые кассы, должен быть 21 обязательный реквизит.
Есть и не обязательные реквизиты. Например, если покупателю отправляется электронная копия бумажного чека, то кассир вводит адрес электронной почты или номер мобильного телефона покупателя, а касса автоматически поставит в чек их и e-mail магазина-отправителя. Надписи «Добро пожаловать!» в начале чека и «Спасибо за покупку!» – в конце также ставить не обязательно, но внимание к покупателю лишним не будет. К тому же, их легко создать во время настройки кассы.
Кроме того, до 2021 года индивидуальные предприниматели на патенте, УСН и ЕНВД могут не указывать в чеках наименование товара и его количество.
Казнить нельзя помиловать
Неприменение кассовой техники в первый раз может лишить ИП до половины выручки, но не менее 10 000 рублей, а юрлицо – всей выручки, но не менее 30 000 рублей. За повторное нарушение директор компании будет дисквалифицирован на 2 года, а деятельность ИП приостановлена на 3 месяца. Такие меры для большинства малых предприятий означают закрытие бизнеса и немалые долги.
При этом обнаружиться нарушение закона может не только во время проверки. Благодаря QR-коду каждый покупатель может в любой момент загрузить чек в свой телефон, проверить его через специальное мобильное приложение и подать жалобу в налоговую службу. Приложение бесплатно скачивается на смартфон в AppStore и GooglePlay, все чеки в нем можно сохранить и контролировать легальность покупок. Такой гражданский контроль призван создать прозрачную среду ведения бизнеса. Обратите внимание, что QR-код – это обязательный реквизит и его отсутствие на чеке уже само по себе является нарушением.
Штрафа за непробитый чек можно избежать, исправив нарушение и самостоятельно заявив о нем в налоговую службу до того, как поступит жалоба покупателя. Для этого нужно пробить чек коррекции отдельно по каждой операции, совершенной без применения кассы и добровольно в течение 3 рабочих дней заявить в налоговый орган о совершенном правонарушении. В заявлении нужно указать причины неприменения ККТ, сумму, а также реквизиты чека коррекции. В случае такого добровольного исправления ошибки, налоговики обещают не наказывать предпринимателей.
