Когда компания вынуждена задуматься?
Необходимость оптимизации – явление не стихийное. Напротив, к той точке, когда в делах становится трудно разобраться, все фирмы идут постепенно. В качестве примера возьмем пиццерию, которая открывает новые заведения в других городах. Если она продолжает работать по неизменной схеме, рано или поздно начнут поступать жалобы от покупателей, у которых перепутали заказ, опоздали с доставкой или вовсе не ответили за заявку. Дело не в безответственных сотрудниках, а в масштабе, который растет и требует другого подхода к управлению.
Направления для оптимизации
По теме эффективного управления деятельностью в компании можно говорить долго. Оптимизация может касаться и сроков, и результатов, и затрат, и коммуникаций. Мы остановимся на трех основных проблемах.
Пошаговое дробление. Во-первых, оптимизация всегда подразумевает процессный подход. Это означает
деление работы на программы проектов, проекты, работы и процессы. У каждого элемента должен быть свой «выход» – ожидаемый результат.
Планирование времени. Одна из самых сложных задач, для которой теоретики и практики менеджмента уже придумали множество решений. Например, было введено такое понятие как «буфер проекта». Это значит, что при множестве разных работ на каждую из них выделяется минимально возможное количество времени, а по окончании стадии устанавливается временной буфер – запас времени, который понадобится, если работы не были выполнены в срок.
Организация коммуникаций. У любого проекта есть круг стейкхолдеров – лиц, которые заинтересованы в результате, имеют определенные ожидания и оказывают влияние на ход работы. Главный стейкхолдер – всегда заказчик, а потому ответственным за коммуникации с ним обычно назначают отдельного сотрудника.
Применяемые технологии
Крупные компании применяют более сложные методики оптимизации. К их числу можно отнести технологию блокчейн – множественное копирование данных о транзакциях на разных серверах. Децентрализация позволяет защитить информацию от постороннего доступа – единый центр отсутствует, а взломать и уничтожить все данные одновременно – практически невозможно. Более простым подобием могут служить современные онлайн-кассы, которые передают каждый чек на сервер оператора фискальных данных. Согласно информации с сайта initpro-ofd.ru, каждый ОФД обязан сохранять информацию о расчетах в течение 5 лет.
Еще один пример – методология аджайл (agile). Управление по этой методике предполагает создание инициативной команды для каждого проекта. Гибкий подход имеет несколько принципов:
• команда открыта к критике и исправлению ошибок;
• работа разбита на большое число коротких циклов – спринтов;
• по итогам каждого спринта проводится обсуждение;
• команда регулярно представляет заказчику результаты работы.
Повторим, что это лишь основные направления, по каждому из которых могут быть выделены десятки методов и подходов к оптимизации бизнес-процессов. Стоит также заметить, что в какой-то мере они могут быть полезны и небольшим, начинающим компаниям.
